A digitális korszakban az egyház számára az egyik legnagyobb feladat a rendelkezésre álló technológia hatékony használata annak érdekében, hogy a közel kétezer éves missziói parancsnak engedelmeskedve minél több embert érjünk el. Egyre fontosabbá válik, hogy használjuk a technológiát, és kiaknázzuk annak lehetőségeit. Ezt felismerve indította el 2022-ben a református internetes és intranetes (azaz belső hálózati) ügyintézési platform fejlesztését a Magyarországi Református Egyház Missziói Szolgálata. Az eredmény 2024-ben lesz elérhető. Hajdú Zoltán Levente szolgálatvezető főigazgató mélységes meggyőződése, hogy ennek is az evangéliumi üzenet továbbadását kell szolgálnia. Gyülekezeteink az örömüzenet személyes és közösségi megélésének színterei. Ennek az elhívásnak és küldetésnek a lehető legteljesebb betöltéséhez az országos egyháznak minden segítséget – legyen az akár technikai, technológiai jellegű is – meg kell adnia.
Miközben a lakosság digitális tudása egyre magasabb szintű, az egyház lassabban igazítja gyakorlatát a változó technológiai valósághoz.
Kétségtelen, hogy a technológia megváltoztatta az életünket, a kommunikációnkat, és legfőbb ideje átlátni, hogyan segítheti ez a technológiai változás küldetésünk betöltését. A Magyarországi Református Egyház (MRE) hazánk második legnagyobb társadalmi szervezete, amely rendkívül sokrétű tevékenységet végez. Olyan rendszerszintű, missziói gondolkodást kell kialakítanunk, amely a tervezésünkben és a stratégiánkban is megjelenik. Felvetődik a kérdés, hogyan tudjuk ezt a gyakorlatban, a mai magyar társadalomban megvalósítani és milyen erőforrások állnak rendelkezésre ehhez. Összekapcsolhatók, rendszerbe szervezhetők-e egyházunk tevékenységei, méghozzá úgy, hogy a párhuzamosságokat minél inkább kiküszöböljük? A református internetes és intranetes ügyintézési és belső kommunikációs platform létrehozása az MRE Missziói Szolgálatának projektje, a rendszerszervezési, szervezetfejlesztési stratégia felől indítottuk el. Olyan felületet akartunk létrehozni, amelynek segítségével az országos adminisztratív tevékenységeink összekapcsolhatók, mentesítve a felesleges ügyviteli munkáktól a lelkipásztorokat, intézményi munkatársakat. A misszió megnyugtató, kiegyensúlyozott, rendszerezett végzéséhez technikailag is felkészültnek kell lennünk. Számtalan helyen idéztem már Ravasz László egy közel száz évvel ezelőtt elhangzott mondását: „Mi kell a jó gyülekezetvezetéshez? Szentlélek és kettős könyvelés.” Számomra ez ma az információ korszerű eszközökkel való megszerzését, feldolgozását és továbbadását jelenti, amelynek része a kapcsolattartás.
Az információs technológia életünk minden területén átalakította a döntéshozatalt, részben azáltal, hogy adatok gyűjtése és elemzése is könnyebben elérhető általa.
Döntéseink minősége attól is függ, hogy mennyi és milyen információ áll a rendelkezésünkre. Gyülekezeteink minden évben beküldik a működésüket körvonalazó statisztikai adatokat. Óriási előrelépés, hogy – szinte egy egész évi közegyházi egyeztetés után – 2024 lesz az első olyan év, amikor mindegyik egyházkerületből minden gyülekezet azonos kérdéssor alapján küldi be az adatait. A releváns információk összegyűjtése és elemzése meghatározó a döntéshozatali folyamatban, a minták és trendek azonosítása érdekében. Lehetővé teszi, hogy értékeljük, mérlegeljük a kockázatokat és lehetőségeket.
Hogyan könnyítik meg az új felületek lelkészeink és gyülekezeteink életét?
Huszonöt éves eddigi lelkészi szolgálatom alatt évről évre megismétlődtek ugyanazok az adminisztratív feladatok, és összeszámolva rengeteg órát raboltak el a szolgálattól. Ez most megváltozik. Az új rendszert a magyarorszag.hu felülethez hasonlóan kell elképzelni. Két részből tevődik majd össze, az internetes, nyilvánosból, amelyet mindenki látogathat, illetve az intranetes, belső használatú felületből, az úgynevezett ügyviteli részből, amelyre különböző jogosultságokkal lehet majd belépni. Az internetes oldalon – amelyet a reformatusegyhaz.hu címen lehet majd elérni – böngészhető lesz például egy Magyarország-térkép, amelyen láthatjuk, hol vannak a gyülekezeteink. Egy adott pontra kattintva elolvashatjuk a közösség alapadatait, elérhetőségeit. Megismerhető lesz az egyház missziói, oktatási, szociális tevékenysége, és a törvénytár is kereshetővé válik, amely a jogi osztály fejlesztése. Ezek egy része eddig a reformatus.hu felületen volt elérhető, amely a változással egy időben átalakul, és ezentúl kizárólag hírek, cikkek, videók lesznek rajta.
A 2024. január 1-jén induló intranet használatáról egyházunk vezetősége körlevélben ad majd tájékoztatást, amely várhatóan december közepén érkezik meg a hivatali e-mail-címekre.
Szűcs Péter több mint öt éve dolgozik a Magyarországi Református Egyház Zsinati Hivatalának Kommunikációs Osztályán. Nagyobb informatikai-fejlesztési projektekért, kommunikációs kampányokért és különböző gyártási folyamatok koordinálásáért felel. Az egyházi szolgálatot megelőzően Magyarország egyik legnagyobb kommunikációs ügynökségénél dolgozott, a többi között az OTP, a Media Markt, a Logitech és a Siemens vállalatokat segítette kommunikációs területen. Az intranetes projektbe tanácsadóként került, 2023 januárja óta pedig projektvezetőként felel a platform megvalósulásáért. 2024 januárjától munkacsoport-vezetőként a felület üzemeltetése, zavartalan és biztonságos működtetése lesz a feladata.
Milyen lehetőséget kínál az intranet?
A jogosultságok birtokában használható belső felületen zajlik majd az ügyintézés, a dokumentumkezelés, illetve a belső kommunikáció. Nézzünk meg egy példát! A gyülekezetek minden évben statisztikai adatokat küldenek az egyházkerületüknek. Ezt kanonikavizitációs jegyzőkönyvnek, más néven adattári jelentésnek nevezik. A gyülekezet életére vonatkozó számszerű adatok, statisztikák beküldésének célja, hogy megyei, egyházkerületi és országos szinten meg tudjuk vizsgálni az egyházon belül zajló tevékenységeinket, a végbemenő folyamatokat. Ezentúl az adatokat csak egyszer kell rögzíteni, nem szükséges még háromszor-négyszer előkeresni, beküldeni, az egész folyamatot elölről kezdeni. A másik időrabló és igen kellemetlen tapasztalat, hogy valamely egyházi ügyintézéshez nem találjuk a megfelelő űrlapokat, vagy nem vagyunk benne biztosak, valójában melyikre van szükség. Legutóbb a gyülekezeti tagnyilvántartó adatlappal gyűlt meg a bajunk. Felmerülhet, hogy milyen adatoknak kell szerepelniük a keresztelési adatlapon, mit tartalmazzon a perselypénz-címletező, vagy miként lesz kompatibilis a pénzügyi dokumentumkezeléssel. További példa az egyházfőhatósági igazolás kiállítása, amely elég bürokratikus eljárás. Az elmúlt években rengeteg pályázat született, amelyekhez a gyülekezeteknek az egyházmegyétől kellett engedélyt kérniük, majd a jóváhagyás a zsinati jogi hivatalon keresztül jutott vissza hozzájuk. Az egységes felületnek köszönhetően ez a folyamat most felgyorsul, és egy-két hét helyett – reménység szerint – mindössze egy-két nap lesz az átfutási idő. Elérhető lesz továbbá egy honlapkészítő modul is. Ha találomra megnézünk tíz gyülekezeti honlapot, akkor közülük legalább öt, ha nem több, elavult, hónapok óta nem frissült, nem felel meg a mai kor követelményeinek. A modul használata természetesen önkéntes, de segítségével egységes arculattal jelenhet meg a saját gyülekezeti honlap, amely a helyi hírek mellett, ha a gyülekezet kéri, frissülhet az országos hírekkel is.
Hogyan segíti az új felület gyülekezeteink együttműködését?
A felület segítségével jövő év második felétől, amikor elkészül a belső kommunikációs modul, üzeneteket is küldhetnek, fájlokat oszthatnak meg, online fórumokat hozhatnak létre, így a kommunikációs csatornák mindig nyitva lesznek. A hosszú és felesleges e-mailek elkerülhetővé válnak. A belépési kóddal használható belső kommunikáció része lesz továbbá a témacsoportmodul, amelynek résztvevői előkészíthetnek, megvitathatnak törvényjavaslatokat, az egyházban érdeklődésre számot tartó témákat. A kidolgozott javaslatokat ezek után már döntés-előkészítői és döntéshozói szinten lehet majd megtárgyalni.
Mikor indul az intranet?
A legtöbb modul 2024. január 1-jén, a belső kommunikációs platform várhatóan 2024 júniusában. Az intranet-munkacsoport jövő évi legnagyobb feladata a visszajelzések folyamatos fogadása és feldolgozása lesz, hogy ezek alapján a látható igényeknek megfelelően tökéletesíthessük és fejleszthessük tovább a felületet. Remélem, egy év múlva, amikor értékeljük a mögöttünk levő időszakot, lelkipásztoraink azt fogják mondani, az elején még nem értették pontosan, mire lesz jó mindez, de annyira praktikus, hogy csodálkoznak, ez a jó ötlet miért nem nekik jutott eszükbe.
A cikket elolvashatják a Reformátusok Lapjában is, amelyben további érdekes és értékes tartalmakat találnak. Keressék a templomokban és az újságárusoknál!